Die documents.config
Die documents.config ist eine XML-Datei welche alle Informationen zu den Dokumenten enthält. Alles was in WinFried mit den Dokumenten möglich ist, wird in dieser Datei angegeben.
Hinweis:
Eine detailliertere Beschreibung der documents.config finden Sie in der Datei hier
Wo finde ich die Dokumente?
In WinFried gibt es kein spezielles Tool um die Dokumente anzuzeigen oder einzurichten. Es gibt jedoch einen Menüpunkt der zu dem Verzeichnis Navigiert, indem die Dokumente liegen.
Um dort hinzugelangen gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zum Menüpunkt Extras welcher sich ganz oben links befindet
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Reports um das Verzeichnis mit den Dokumenten zu öffnen
Die Ordnerstruktur im Dokumentenverzeichnis
Die Struktur im Dokumentenverzeichnis kann weitestgehend selbstbestimmt werden. Das einzige was beachtet werden muss ist die Konfigurationsdatei documents.config welche nicht in einem Unterverzeichnis gelegt werden darf. Wird dies doch getan, kann WinFried die Dokumente nicht mehr verarbeiten.
Tipp:
Die Firma mps public solutions gmbh empfiehlt die Ordnerstruktur zu verwenden die das Support-Team vorgibt um bei Supportanfragen evtl. Ungereimtheiten direkt ausschließen zu können.
Die empfohlene Ordnerstruktur
| Ordner | Beschreibung |
|---|---|
| \Berichte | Das Root-Verzeichnis in dem die documents.config sowie alle Dokumente abgelegt werden müssen. Dieser Ordner befindet sich im übergeordneten Ordner Reports welcher sich jedoch im Namen oder Ort von den Standardeinstellungen unterscheiden kann. |
| \Berichte\Friedhofnr. | Haben Ihre Friedhöfe unterschiedliche Briefköpfe oder Texte, muss ein Verzeichnis mit der Kennung des Friedhofes angelegt werden. Dadurch kann WinFried automatisch das richtige Dokument für den jeweiligen Friedhof laden. Die Friedhofsnummer finden Sie in den Stammdaten von WinFried |
| \Berichte\Plugin | Je nachdem wo das Jeweilige Dokument aufgerufen werden soll, muss ein Verzeichnis mit dem Namen des Plugins angelegt werden. Dies sieht wie folgt aus: Soll die Graburkunde in der Vorgangskartei aufgerufen werden, muss somit das Verzeichnis \Berichte\Vorgangskartei\[Ihre-Graburkunde] angelegt werden. Ist die Graburkunde Speziell für einen Friedhof, muss das Verzeichnis \Berichte\[Friedhofkennung]\Vorgangskartei\[Ihre-Graburkunde] angelegt werden. |
| \Berichte\Templatevorlagen | Hier liegen die Briefköpfe oder andere Vorlagen. Bei Vorlagen Speziell für einen Friedhof, muss hier ebenso wie bei den Dokumenten vorgegangen werden. Das heißt, das Verzeichnis sieht dann wie folgt aus: \Berichte\[Friedhofkennung]\Templatevorlagen |
Hinweis:
Die Dateinamen der Dokumente sollten alle kleingeschrieben werden und bei jedem neuen Wort mit einem Bindestrich (-) getrennt werden. Außerdem sollte beachtet werden, das keine Umlaute (ä,ü und ö) verwendet werden.
Beispiel: grab-und-bestattungsbescheid.docx